정보관리 정의 및 정보 관리 시스템(IMS)

 

정보 관리는 정보의 저장, 검색 및 사용이 체계적으로 계획되고 실행 및 측정되는 프로세스에 주어지는 용어입니다. 이 프로세스는 조직의 비즈니스 프로세스를 이해하는 것으로 시작됩니다.

 

 

💻 정보 관리란 무엇입니까?

 

정보 관리는 조직 내에서 정보를 관리하는 프로세스입니다. 정보는 텍스트, 이미지 및 파일을 포함한 모든 유형의 데이터가 될 수 있습니다. 정보 관리 시스템(IMS)은 정보를 관리 가능한 형식으로 구성하고 액세스 및 사용하기 위한 도구를 제공하여 정보를 관리하는 데 사용됩니다.

 

IMS는 문서 관리 시스템(DMS)과 정보 웨어하우스 시스템(IWS)의 두 가지 범주로 나눌 수 있습니다. DMS는 계약서 및 회의록과 같은 문서를 저장하는 데 사용되며, IWS는 고객 레코드 및 제품 재고와 같은 데이터를 저장하는 데 사용됩니다. IMS는 또한 조직 전체의 정보 상태를 모니터링하기 위한 보고서 및 대시보드를 만드는 데 사용될 수 있습니다.

 

다양한 유형의 IMS를 사용할 수 있지만 모두 몇 가지 공통 기능을 공유합니다. 첫째, IMS는 일반적으로 정보를 저장하는 데이터베이스를 가지고 있습니다. 이 데이터베이스는 사용자 지정 또는 상용 제품일 수 있습니다. 둘째, IMS는 일반적으로 사용자가 데이터베이스에 저장된 정보에 접근할 수 있는 사용자 인터페이스를 가지고 있습니다. 셋째, IMS는 일반적으로 데이터베이스에 저장된 데이터로부터 보고서와 차트를 만드는 도구를 가지고 있습니다.

 

IT 시스템은 모든 형태와 크기로 제공되며, 관리하는 애플리케이션과 데이터의 다양성은 매우 복잡할 수 있습니다. 이 블로그 게시물에서는 다양한 유형의 IT 시스템과 이러한 시스템의 차이점을 살펴보겠습니다.

 

IT 시스템의 첫 번째 유형은 일반적으로 데스크톱 또는 랩톱 컴퓨터입니다. 이러한 시스템은 개인 정보를 관리하고 기본 사무실 응용 프로그램을 실행하고 사진과 문서를 저장하는 데 사용됩니다.

 

IT 시스템의 두 번째 유형은 서버입니다. 서버는 일반적으로 대량의 데이터를 저장하고 복잡한 응용프로그램을 실행하고 전자 메일 및 웹 검색과 같은 온라인 서비스를 제공하는 데 사용됩니다.

 

세 번째 유형의 IT 시스템은 클라우드 서비스라고 알려져 있습니다. 클라우드는 전자 메일, 웹 검색 및 파일 저장소와 같은 온라인 서비스를 제공하는 데 사용되는 서버 모음입니다. 사용자는 모바일 장치의 웹 브라우저 또는 앱을 통해 이러한 서비스에 액세스합니다.

 

 

✅ 현대 사회에서 정보 시스템은 왜 그렇게 필수적인가요?

 

정보 시스템은 중요한 데이터에 대한 액세스를 제공하고 기업과 다른 기관 간의 정보 교환을 촉진함으로써 현대 세계에서 필수적인 역할을 합니다. 또한 비즈니스 운영 관리 및 고객 서비스 제공에도 매우 중요합니다. 효과적인 정보 시스템이 없으면 기업은 리소스를 효율적으로 관리하거나 일상적인 활동을 수행할 수 없습니다.

 

정보 시스템은 디지털 형식으로 데이터를 관리하고 저장함으로써 기업이 운영을 간소화할 수 있도록 지원합니다. 또한 관련 정보에 대한 액세스를 제공하여 서로 다른 부서 간의 의사소통 및 협업을 개선할 수 있습니다. 또한 정보 시스템은 기업이 성능을 추적하고 잠재적인 문제를 조기에 식별하여 심각한 문제가 되기 전에 해결할 수 있도록 지원합니다.

 

정보 시스템에 크게 의존하는 기업은 정보 시스템을 지원할 수 있는 강력한 인프라를 갖추어야 합니다. 여기에는 신뢰할 수 있는 하드웨어, 소프트웨어 및 네트워크에 대한 투자뿐만 아니라 시스템이 최신 보안 조치를 통해 최신 상태로 유지되도록 보장하는 것도 포함됩니다. 정보 시스템은 오늘날의 비즈니스 환경에서 중요한 부분이며, 정보 시스템 없이도 효과적으로 운영될 수 있도록 조치를 취하는 것이 중요합니다.

 

컴퓨터 정보 시스템은 배치와 실시간의 두 가지 주요 유형으로 나뉩니다. 실시간 시스템은 데이터를 수신하는 대로 처리하는 반면, 배치 시스템은 순차적인 방식으로 데이터를 저장합니다.

 

실시간 시스템은 일반적으로 제조, 금융 및 의료와 같은 애플리케이션에 사용됩니다. 프로세스를 모니터링하고 오류를 방지하는 데 필수적입니다. 실시간 시스템은 이벤트 기반, 시간 기반 및 응답 시간을 포함하여 여러 가지 유형이 있습니다. 이벤트 기반 시스템은 데이터의 갑작스러운 변화를 감지하고 그에 따라 대응합니다. 시간 기반 시스템은 특정 이벤트가 발생한 후 경과된 시간을 추적합니다. 응답 시간은 시스템이 입력에 응답하는 데 걸리는 시간입니다.

 

CIM(컴퓨터 정보 관리)은 컴퓨터 데이터를 구성하고 관리하는 프로세스입니다. CIM 솔루션에는 파일, 폴더, 프린터, 네트워크, 이메일 서버, 데이터베이스 및 조직의 정보 인프라의 기타 구성 요소를 관리하는 소프트웨어가 포함될 수 있습니다. CIM 솔루션은 독립 실행형 제품일 수도 있고 대규모 정보 관리 제품군의 일부일 수도 있습니다.

 

시스템 관리자는 모든 조직에서 중요한 역할을 합니다. 이들은 시스템과 네트워크가 원활하게 실행되도록 보장하고, 모든 사람이 변경 사항을 최신 상태로 유지하고, 데이터를 보호할 책임이 있습니다. 기술이 발전함에 따라 시스템 관리자의 업무는 더욱 복잡해졌습니다. 최신 시스템 관리자는 다양한 소프트웨어와 하드웨어에 익숙해야 하며 문제를 신속하게 해결할 수 있어야 합니다.

 

IT 보안과 효율성은 정보 관리의 가장 중요한 두 가지 측면입니다. 이러한 영역을 개선하기 위해 조직은 기술적 및 조직적 조치를 모두 포함하는 포괄적인 접근 방식을 취해야 합니다.

 

 

✅ 데이터와 정보의 차이, 왜 정보 관리가 필요한가요?

 

정보는 접근 가능하고 사용할 수 있도록 구성된 데이터입니다. 데이터는 정보가 생성되는 원재료로 볼 수 있습니다. 반면에, 정보는 결정을 내리거나 문제를 해결하는 데 사용될 수 있는 방식으로 데이터가 정리되고 처리되는 결과입니다. 데이터와 정보의 가장 중요한 차이점 중 하나는 데이터를 한 가지 특정 방식으로만 보거나 사용할 수 있는 반면, 정보는 여러 가지 방법으로 액세스하고 사용할 수 있다는 것입니다. 데이터는 특정 방법을 사용하여 분석하거나 측정할 수 있는 반면, 정보는 당면한 작업에 적합한 모든 방법을 사용하여 분석하고 측정할 수 있습니다.

 

또한 데이터는 특정 형식으로 저장되며, 정보는 당면한 작업에 유용한 모든 형식으로 저장할 수 있습니다. 데이터는 종종 범위가 제한되어 있는 반면 정보는 사용자의 요구를 충족시키기 위해 필요한 만큼 넓거나 넓을 수 있습니다. 데이터는 정적인 반면 정보는 시간이 지남에 따라 동적으로 변경될 수 있습니다.

 

데이터는 자동으로 수집되는 반면 정보는 수동으로 수집되는 경우가 많습니다. 데이터는 종종 개인적이지 않지만 정보는 개인적일 수 있고 개별 사용자와 관련될 수 있습니다. 다양한 이유로 정보 관리가 필요합니다. 조직은 직원 및 고객 데이터를 추적하고, 금융 거래를 추적하며, 제품 및 서비스에 대한 정보를 관리해야 합니다. 또한 조직은 자신의 임무, 비전, 목표 및 전략과 같은 자신에 대한 정보를 관리해야 합니다.

 

조직은 다양한 방법을 사용하여 정보를 관리할 수 있습니다. 어떤 방법은 다른 방법보다 더 효과적입니다. 가장 효과적인 방법은 조직의 특정 요구에 따라 달라집니다. 일부 조직은 중앙 집중식 방법을 사용하여 정보를 관리합니다. 즉, 모든 정보가 한 곳에 저장됩니다. 이 방법은 데이터에 대한 액세스를 제어하려는 조직에서 자주 사용됩니다. 중앙 집중식 방법은 여러 위치에 걸쳐 정보를 추적하려는 조직에서도 사용됩니다.

 

중앙 집중식 방법에는 단점이 있습니다. 예를 들어, 조직에서 데이터에 대한 액세스 권한을 잃으면 데이터를 복구하지 못할 수 있습니다. 또 다른 단점은 중앙 집중식 방법을 유지 보수하는 데 비용이 많이 든다는 것입니다.

 

또 다른 방법은 분산 관리입니다. 즉, 데이터는 여러 위치에 저장되지만 조직의 직원과 고객이 액세스할 수 있습니다.